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Présentation de la sociocratie et de la holacratie – François Flamion

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Article Sociocratie et Holacracy

Une explication des principes de base de chaque système. Ce qui diffère entre les deux systèmes.

Sociocratie

• Un système de gouvernance
• Organisé en cercles de prise de décisions
• Dans lesquels toutes les décisions sont prises par consentement (≠ consensus)
• Le contrôle et la coordination des décisions étant confiés à la hiérarchie existante

Pour que toutes les décisions se prennent au consentement, chaque “équipe” existante devient un “cercle de décision”, qui prend des décisions dans les limites définies par le cercle lui étant supérieur.

Cercle  :
• Atteinte objectifs annuels de l’unité
• Amélioration méthodes de travail
• Développement des compétences des membres
Quand on regarde plus précisément ce qu’il y a au sein d’un cercle de décision, on voit qu’il y a plusieurs rôles :

1er Lien : c’est le chef d’équipe, le responsable hiérarchique. Suivi de l’application des décisions et de la coordination. Membre du cercle supérieur, et fait descendre les infos vers son cercle.
2nd Lien : élu par le cercle, il est le représentant du cercle au cercle supérieur dont il est également membre. Il fait remonter les informations, mais il n’est pas porte-parole de son cercle UN PORTE-PAROLE DE SON CERCLE : il assure ce rôle selon ses propres convictions, sans devoir consulter son cercle avant
Animateur  : garant du processus de décision
Secrétaire  : suivi des réunions, ordre du jour, rédaction, …

Prise de décision par consentement
• Consensus = tout le monde dit oui
• Consentement = personne ne dit non (0 objection)
• Objection = ne pouvoir vivre avec une proposition, car elle transgresse une limite de tolérance personnelle

Pouvoir faire la différence entre préférence personnelle et objection : cela s’apprend. C’est le rôle de l’animateur de veiller à ce que les objections soulevées soient VALIDES, “RAISONNABLES” et surtout ARGUMENTEES. Cela passe par un processus très structuré, qui fonctionne par des tours de table sans discussion ouverte (9 étapes) :
- CLARIFICATION d’une proposition : elle est présentée, chacun peut poser des questions, puis réagir (sans discussion) et le « proposeur » peut s’il le souhaite modifier sa proposition selon ce qui a été dit.
- DÉCISION après recueil et traitement des objections une par une en essayant de les intégrer à la proposition
- RÉDACTION & PROMULGATION : rédaction et vérification qu’aucune objection ne demeure.
- “ELECTION sans candidat (Le choix et l’affectation des personnes dans une fonction ou la délégation d’une tâche à un membre du cercle s’effectue par un processus de vote sans candidat déclaré.)

Holacracy

  • Système de gouvernance utilisant certains outils communs avec la Sociocratie :
    • • Organisation en cercles
    • • “Prise de décision intégrative” très similaire, prise de décision par consentement
    • • Double lien
    • • Election sans candidat
  • Mais dans un paradigme très différent où la hiérarchie managériale disparait au profit de nouvelles règles qui répartissent l’autorité.

Objectif  : une organisation qui en fonction de sa raison d’être s’adapte à son environnement par petits pas en fonction des tensions ressenties par tous ses membres dans l’exécution de leur travail

Pour cela :
Pour changer à ce point de paradigme, l’Holacracy met en place différentes choses :
1. Différencier humains et organisation
2. Redistribuer le pouvoir
3. Apporter clarté et transparence sur qui fait quoi
4. Mettre en place processus de coordination centrés sur les tensions ressenties dans le travail.

La base de la base de l’Holacracy, c’est de considérer que l’organisation est une entité à part entière bien distincte des humains qui y contribuent. Elle poursuit une raison d’être qui lui est propre et est divisée en plusieurs cercles, eux-mêmes divisés en plusieurs rôles, ces cercles et rôles ayant eux-mêmes une raison d’être qui contribue à la raison d’être principale de l’organisation. Dans tout cela, les humains sont ceux qui vont « énergétiser « l’organisation, en endossant des rôles.
=> LE BUT de cette différenciation est de pouvoir travailler plus facilement et plus efficacement sur l’organisation, car on peut prendre plus facilement du RECUL.

L’Holacracy cherche à apporter un maximum de clarté et de transparence sur qui fait quoi, dans quelles limites, etc. Ils sont regroupés en cercles.
• En fait, chaque rôle a une RAISON D’ETRE
• Un ou des DOMAINES qu’il contrôle
• Des redevabilités : ce que le groupe attend de ce rôle. Celles-ci peuvent évoluer

Les cercles fonctionnent de la même manière. Ils ont des domaines qu’ils gèrent et des redevabilités.
Il faut souligner qu’un rôle est une UNITE DE TRAVAIL, et qu’une même personne en a souvent PLUSIEURS, selon ses préférences et compétences. Une personne peut donc être membre de plusieurs cercles en même temps.

Les rôles en bleu sont des ROLES STRUCTURELS au sein d’un cercle : 1er Lien, 2nd Lien, Facilitateur, Secrétaire, très semblables à ce qu’on retrouve en sociocratie. On attend du 1er lien certaines choses que l’on attend d’un manager (ex : associer les personnes aux rôles, définir les indicateurs, …) MAIS LE POUVOIR dont dispose le 1er lien n’est PAS DU TOUT LE MEME : il ne peut pas dire à d’autres ce qu’ils doivent faire ou comment le faire.
AU FINAL cela donne une carte en temps réel de qui doit faire quoi, dans le cadre de quel cercle, etc

Conclusion  : Il serait intéressant de voir des exemples concrets d’entreprises qui appliquent cette méthode.

Suite des discussions sur les questions de gouvernance

Le groupe s’est subdivisé en 2 sous-groupes et a traité les 4 dernières questions en suspens.

Méthodologie du World café (faire tourner successivement autour d’un même rapporteur les participants pour que chacun puisse se pencher sur l’ensemble des questions). Un rapporteur par groupe transmet la quintessence des débats.

Questions traitées :
• Question 6. Questions idéologiques / valeurs de la coopérative
• Question 7. Comment informer et communiquer ?
• Question 8. Qu’est-ce que ça rapporte / quelle plus-value ?
• Question 9. Retour sur investissement

Question 6. Questions idéologiques / valeurs de la coopérative

Le groupe se demande si c’est sa mission de définir les valeurs futures de la coopérative ? Ou est-ce que par contre il faut préconiser que le CA détermine un cadre de valeurs ?

>> Recommandation
Avant de parler de gouvernance, il est indispensable de définir un cadre de valeurs auxquels les coopérateurs devraient souscrire. Quand on s’associe à quelque chose, il faut savoir à quoi on adhère.

Quelles valeurs communes ?
Il existe une charte sur le site http://smartbe.be/fr/a-propos/missions/ qui recense les valeurs actuelles.

Les valeurs suivantes nous paraissent être importantes dans le nouveau cadre - mots clés

•Bien-être au travail qui va favoriser l’envie de travailler, influence de l’environnement
•Autonomie
•Accompagnement et promotion de la prise d’initiative.
•Le travail
•Communauté pour et avec membres, clients,…
•Est-ce que la défense des métiers artistiques et des métiers de la création constitue une valeur essentielle. Il s’agit de créatifs au sens large.
•Défense de nouvelles manières de travailler, faciliter l’autonomie des membres des autoentre-preneurs. (Dans l’histoire de SMart la défense est un sujet complexe ; à plusieurs reprises SMart a joué le rôle de « syndicat »)
•Solidarité (cfr Fonds d’indemnisation état d’urgence) face au risque
•Emancipation – autonomisation – prise d’initiative
•Démocratie – consentement (prise de décision)
•Support pour la créativité et l’innovation – originalité – on fait émerger qqch qui n’était pas là > Moyen d’action ou valeur en soi ?
•Sécurité – sécurisation

Dénominateurs communs ?
• Respect pour l’auto-entrepreneuriat autonome
• Ce que tout le monde a en commun aujourd’hui c’est un outil informatique et le service et la simplification des procédures ce qui facilite le travail pour les gens qui sont dans la coopérative et crée un certain bien-être pour les utilisateurs
• Outil pour améliorer le bien-être
• Question qui doit se poser : est-ce que ça va contribuer à l’autonomie des membres ?

Suggestion de définition des valeurs SMart :
Réseau qui permet d’améliorer et d’harmoniser des conditions de travail des membres au travers d’une structure participative et démocratique qui crée des solidarités
‘L’union fait la force.’

Constat d’un manque de vision globale.
En ce qui concerne les valeurs communes, une question fondatrice se pose : « Que mettre en commun pour développer une économie alternative » ? C’est l’alternatif qui serait l ‘ élément commun. Les participants s’entendent aussi sur le fait que SMart doit donner quelque chose de plus, pour que les membres se sentent impliqués dans l’entreprise.

Question 7 Comment informer et communiquer ? Quels modes d’info pour impliquer les coopérants ? Quel est le canal de sollicitation ? De vote ?

•Nous évoquons le rôle essentiel du conseiller, qui est aux yeux du groupe, le lien fondamental avec SMart. Tout serait dans les mains du conseiller. Le terme « gestionnaire », utilisé en France, est remis en question.
•Développer des services d’encadrement de manière à ce que le conseiller puisse motiver le membre dont il gère l’activité semble être une bonne manière de susciter sa participation. Le conseiller doit-il aider le membre à trouver de l’emploi, comme une société d’interim ?
Faire attention au fait que le conseiller devrait posséder des compétences trop multiples et tous ces rôles ne peuvent être tenus par une seule personne.
•Pour faire participer les membres, on suggère de changer le modèle de communication interne. La participation semble aller de pair avec la remise de question d’une hiérarchie inamovible une division des catégories de travailleurs. De membre- utilisateur, on pourrait devenir travailleur chez SMart.
•Nous évoluerions vers un modèle interne dynamique, et un nouveau paradigme dans lequel nous sommes tous dans le même bateau. Il n’y aurait plus des permanents et des utilisateurs. On évoque aussi la notion de compte rendu créatif ?
•SMart France : il y a des groupes professionnels (certaines activités sont reliées à d’autres ?) Il faut des confrontations entre ces groupes.
Le membre, qui développe une activité et qui se lance en société par la suite pourrait alors parrainer quelqu’un qui débute dans une activité SMart. Notons que la plupart des nouveaux membres viennent par le bouche à oreille.
•On peut imaginer diverses formes de gratifications pour le parrain, y compris une compensation financière (de la part de la coopérative).

Droit/obligation de vote
Il est important qu’il y ait une quantité représentative des sociétaires qui participent réellement aux votes. Les enjeux sont importants. Dans la coopérative, on ne peut pas accepter qu’une forte minorité de membres prennent des décisions pour des milliers de coopérants.

Il faut néanmoins noter qu’un taux de participation entre 15% et 20% est considéré comme étant élevé. Créer une participation est un travail permanent.

Remarque :
Le membre est assez volatile, dans le sens où il n’est pas forcément attaché à SMart. Sortir de SMart peut pour certains membres avoir un impact plus grand sur la structure que pour d’autres.

• Pour avoir une signification sociale et réelle, il faudrait examiner si on peut imposer aux membres sociétaires de voter (perte de son statut de sociétaire s’il ne participe pas ? ) dans certains cas (En plus des votes optionnels).
• Instituer un quorum nécessaire d’au moins 10% pour les votes. Peut-être défini également par rapport aux types de décisions à prendre (quel impact aura la décision,…).
Est-ce que toutes les questions doivent être posées à tous les coopérants ?
Des questions doivent être posées aux groupes qui sont concernés. Mais cela demande une investigation et information poussée.
Un collège hebdomadaire qui pose/reçoit des questions et propose des solutions - est nécessaire.

Il faudrait :
• Un processus d’éducation permanente avec des infos pertinentes qui aident les sociétaires à participer.
• Constitution d’un groupe dédié à l’information et l’éducation des sociétaires
• Il faut des espaces dédiées à l’information et l’échange tant que face à face que de façon virtuelle (sur le site, dans la zone membre).
 Possibilité de communiquer dans l’espace membre des messages par rapport à la parti-cipation à la vie de la coopérative.
• Il faut se donner les moyens et mettre en place une équipe de ‘participation et d’éducation’ (pas seulement pris en charge par le département de com).

TO DO : Creuser l’exemple de Terre qui a un système d’information très intéressant

Question 8 : Quelle est la plus-value de la transformation en coopérative ?

• SMart pourra s’afficher comme « coopérative des entrepreneurs salariés ». C’est un message beaucoup plus clair, ce qui renforcera son image et sa crédibilité.
• La société appartiendra aux coopérants, qui auront donc plus de poids : pouvoir de décider des orientations stratégiques, élection des administrateurs, possibilité de devenir administrateur, ...
Les membres ont déjà cette possibilité actuellement, mais pour le personnel permanent et les clients, ce sera nouveau.
• Comme le statut d’associé implique un investissement (même modeste), on peut espérer que les coopérants soient motivés de s’engager plus que ce n’est le cas des membres actuelles.
• Récolte de fonds et constitution de capital.
• Meilleur positionnement au niveau international.
• Une société coopérative est une société commerciale, ce qui permet de déployer des activités commerciales et de distribuer des bénéfices.

Question 9 : Retour sur investissement

•Si la valeur d’une part reste modeste, la distribution de dividendes ou non n’aura pas d’importance, puisqu’il s’agira de montants minimes.
•On pourrait laisser le choix aux coopérants de toucher des dividendes ou non.
•Les statuts devront déterminer si les coopérants qui quittent la société auront droit uniquement à la valeur nominale de leur part ou si la valeur sera indexée et/ou s’ils auront droit à une partie des réserves disponibles.
•Possibilité de créer des spin-off pour certaines activités (ex. le leasing) et d’essayer d’attirer des investisseurs pour ces spin-off en leur proposant des possibilités de rendement intéressantes.

Conclusion : méthode de rédaction des recommandations

  • Proposition de synthétiser/scénariser nos recommandations avec des arbres, chemins, scénarios pour affiner les pistes de façon très synthétique.
  • Éventuellement un document collaboratif où tout le monde peut ajouter des choses.
  • Suggestions de prévoir un temps de découverte pour voir ce que les autres groupes ont fait ? Séance de rencontre et de présentation ou rapporteur de l’autre groupe.

Remarque :
•Si on attend la synthèse des autres groupes, est-ce que cela ne va pas changer notre vision par rapport aux questions débattues ?
•On doit tenir en tête que c’est une première étape. On sait faire amender, évoluer par après.

Participants
Bernard HORENBEEK (Directeur Général, Crédal), Dirk VERVENNE (Juriste SMart), Michel CISELET (SEDIMENTS CALCAIRES SPRL - restauration et création en stuc), Claire PLISNIER (Membre SMart, professeure de langue et de musique), Ariane DEGUELLE (directrice d’une société commerciale (secteur de l’évènementiel) , Caroline Chia (Chargée de coordination générale chez SMartFR), Frédérique KONSTANTATOS, coordinatrice plaidoyer & Communication SAW-B, Sélim GHARBI (conseiller chez SMart), François FLAMION (fraichement diplômé en Ressources Humaines, mémoire sur « La dynamique démocratique des entreprises sociales participatives », Thomas BLONDEEL (Conseiller SMart), Fabien GLINEUR (Plasticien, restaurateur de patrimoine, co-pilote du groupe et membre du CA),Nicolas WALLET (Directeur financier SMart, co-pilote du groupe), Nele ROSKAMS (Coordinatrice du workshop gouvernance SMart),
Lieu : SMart, Rue E. Feron 70, 1060 BXL
Rédacteurs : Claire Plisnier, Dirk Vervenne, Nele Roskams

P.-S.

Prochaine date :

  • Jeudi 25 février de 17h30 à 20h30
  • 15 mars : deadline pour les recommandations au CA
  • 14 avril : réunion de clôture avec tous les groupes pour la présentation officielle des cahiers de recommandations.
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